SEPA ist derzeit eins der meist diskutiertesten Themen im Online-Handel und stellt Online-Händler vor zahlreiche Fragen, denn die Umstellung auf das neue einheitliche Zahlungsverfahren bringt viele Veränderungen mit sich. Schon jetzt sollte mit den Vorbereitungen auf SEPA begonnen werden – von Informationen einholen bis hin zu Überlegungen was die Umstellung für den eigenen Shop bedeutet. Denn eins steht fest: wer den Stichtag verpasst, riskiert deutliche Umsatzeinbußen.

Die SEPA-Lastschrift wird sehr bürokratisch

"Die größte Änderung ist, dass der Online-Händler nach der aktuellen rechtlichen Lage vor dem Einzug der Lastschrift eine handschriftlich unterschriebene Einzugsermächtigung („Mandat“) benötigt. Die jeweilige Hausbank kann nach einigen Meinungen von der Vorlage eines schriftlichen Mandates absehen, jedoch droht dem Händler eine 13-monatige Widerrufsfrist für eingelöste Lastschriften, wenn er kein schriftliches Mandat hat - für den Händler ist deshalb keine sichere Liquiditätsplanung möglich. Zusätzlich muss jedes Mandat eine für jeden Kunden individuelle Referenznummer haben, jeder Kunde muss individuell vor dem Einzug der Lastschrift informiert werden und es müssen diverse Fristen zur Vorlage der Lastschrift bei der Bank beachtet werden", erklärt Maximillian von Elsner, Chief Sales Officer bei Billpay.

Ab dem 1. Februar 2014 müssen alle Überweisungen durchgängig im neuen SEPA-Format abgewickelt werden. Kontonummern werden künftig aus der 22 stelligen International Bank Account Number (IBAN) und dem Bank Identifier Code (BIC) bestehen. Vor allem kleine und mittelständische Betriebe haben erheblichen Nachholbedarf in Sachen SEPA. Den Meisten ist gar nicht klar, welcher Aufwand mit der Umstellung auf sie zukommt und welche Auswirkungen diese auf die Unternehmensprozesse haben wird. Besonders massiv sind die Auswirkungen auf das Lastschriftverfahren, eine der beliebtesten Zahlungsmethoden bei deutschen Online-Shoppern, erklärt Maximillian von Elsner, Chief Sales Officer bei Billpay, im Interview.

"Der bürokratische Aufwand, der zukünftig mit dem SEPA – Lastschriftverfahren verbunden sein wird, dürfte vor allem kleine Unternehmen und Online-Händler abschrecken. Als Folge werden viele diese Zahlungsmethode nicht mehr anbieten, oder einen externen Dienstleister wie Billpay damit beauftragen", so der Chief Sales Officer.

Die meisten Händler sind unvorbereitet

Aktuelle Umfragen zeigen, dass die meisten Unternehmen bei der Umsetzung auf SEPA hinterher hinken. Jede fünfte Organisation hat bislang nur eine vage Vorstellung von SEPA und rund 30% der Unternehmen planen erst zum Stichtag die ausschließliche Nutzung der neuen Überweisungsform (Quelle: "Bestandsaufnahme zur SEPA-Migration in Deutschland" des Forschungsinstituts ibi research an der Universität Regensburg in Kooperation mit dem Hightech-Verband Bitkom).

"Wir erleben, dass Großkonzerne mit hohem Lastschriftvolumen (beispielsweise Energieversorger, Telekommunikationsunternehmen) bereits in der Umstellung auf SEPA sind. Bei fast allen anderen Unternehmen sind die Anforderung und die Umsetzung noch nicht klar und auch zu komplex", sagt Maximillian von Elsner, Head of Sales bei Billpay.

Die Folgen für ein Unternehmen, das den rechtzeitigen SEPA – Einstieg verpasst, sieht der Chief Sales Officer von Billpay mit möglichen Umsatzeinbußen und einer Abwanderung von Kunden, zu Wettbewerbern, die die beliebte Zahlungsmethoden wie Lastschrift noch im Angebot haben. Darüber hinaus sind Liquiditätsengpässe und schlimmstenfalls die Insolvenz zu befürchten, wenn fällige Lastschriften nicht mehr eingezogen werden können.

Hilfreiche Tips zur SEPA-Umstellung: Worauf müssen Unternehmen bei der Umstellung achten

Bevor sich Unternehmen entschließen auf SEPA umzusteigen, ist es erforderlich sich vorab mit folgenden Fragen zu befassen: Wie aufwendig sind die Prozesse für die Umstellung auf SEPA? Welche Kosten sind mit der Durchführung verbunden? Werden neue Software Systeme benötigt? Lohnt sich Outsourcing?

Entscheidet sich ein Unternehmen nach intensiver Prüfung der genannten Fragen die SEPA Umstellung selbst durchzuführen, so ist vor allem auf einen akkuraten und rechtzeitigen Ablauf zu achten. So müssen zum Beispiel alle bestehenden Kontodaten, sowohl die eigenen, als auch die der Kunden in das neue IBAN und BIC Format umgestellt werden. Des Weiteren wird eine Gläubiger-Identifikationsnummer benötigt – diese wird bei der Deutschen Bundesbank beantragt und man braucht schriftliche Lastschrift Mandate von Kunden. Außerdem müssen sämtliche Papiere, Dokumente, Internetseiten, Emails, etc. die eine Kontoverbindung angeben, angepasst werden.

Allgemein gilt je eher Online-Händler sich mit dem Thema SEPA auseinandersetzen, umso besser sind sie auf die Neuerungen vorbereitet. Beschäftigen wird die Umstellung früher oder später alle.